Kas teil on juba veebisait või alles plaanite selle luua? Igal juhul on oluline juba ette mõista, mis hakkab toimuma pärast veebisaidi käivitamist. Veebisait ei hakka pärast avaldamist iseenesest toimima. Isegi kui loomise ajal oli kõik õigesti seadistatud, tuleb aja jooksul jälgida selle kättesaadavust, paigaldada uuendusi, teha varukoopiaid, kontrollida SSL-sertifikaati, vormide ja linkide toimimist, kõrvaldada tekkinud vigu ning jälgida turvalisust, laadimiskiirust ja komponentide ühilduvust pärast uuendusi.
Lisaks areneb veebisait peaaegu alati koos ettevõttega. Tekivad uued teenused ja tegevussuunad, muutub teave, tuleb lisada lehti ja funktsioone, ühendada uusi teenuseid ning muuta vorme, integratsioone ja veebisaidi üksikuid elemente. See, millest käivitamise hetkel piisas, ei pruugi aasta või isegi mõne kuu pärast enam vastata ettevõtte uutele vajadustele.
Seetõttu tasub veebisaidi hoolduse küsimus lahendada juba ette. Kes hakkab veebisaiti jälgima, uuendusi paigaldama, vigu parandama ja vajalikke muudatusi tegema: teie ise, eraldi palgaline spetsialist või professionaalne ettevõte, kellele tehniline hooldus üle antakse?
Igal variandil on oma eelised, piirangud ja kulud. Õige valik ei sõltu seejuures niivõrd ettevõtte suurusest, kuivõrd nende tööde mahust ja iseloomust, mida on vaja tegelikult pidevalt teha. Isegi suurel ettevõttel ei ole alati majanduslikult mõistlik palgata oma spetsialisti või tervet tehnilist meeskonda, kui suuremat osa nende ressurssidest on vaja ainult aeg-ajalt.
Mida veebisaidi hooldus tegelikult tähendab
Veebisaidi hooldus ei tähenda seda, et kord kuus tuleb vahetada foto, parandada paar sõna või lisada uus telefoninumber. Teabe muutmine on ainult väike osa tööst. Hoolduse peamine eesmärk on tagada, et veebisait töötaks ka pärast käivitamist normaalselt ning püsiks kättesaadav, turvaline ja tehniliselt korras.
Tuleb jälgida nii veebisaidi kui ka hostingu tööd, pikendada õigeaegselt domeeni ja SSL-sertifikaati ning kontrollida varukoopiate loomist ja võimalust veebisait tõrke korral taastada. Kui kasutatakse sisuhaldussüsteemi, pluginaid, mooduleid või muid kolmandate osapoolte komponente, tuleb neid uuendada ja pärast iga uuendust kontrollida, kas see ei ole põhjustanud konflikte või vigu.
Eraldi ülesanne on pidevalt kontrollida, kas külastaja saab veebisaiti tegelikult kasutada. Kontaktivormid peavad sõnumeid saatma, nupud ja lingid viima õigesse kohta, lehed korrektselt avanema nii arvutites kui ka mobiilseadmetes ning ühendatud välised teenused ja integratsioonid jätkama tööd ka pärast nende enda uuendusi.
Aeg-ajalt tekivad ka tehnilised vead, mida veebisaidi käivitamise hetkel ei olnud. Põhjuseks võib olla tarkvara uuendus, serveri seadete muutus, uus brauseriversioon, mõne komponendi toe lõppemine või välise teenuse nõuete muutumine. Sellised probleemid tuleb leida, nende põhjus kindlaks teha ja kõrvaldada.
Hoolduse alla kuuluvad ka väikesed muudatused, mida ettevõtte igapäevases töös pidevalt tekib: lisada uus leht või töötaja, muuta teenuse kirjeldust, avaldada dokument, muuta vormi, lisada uus kontaktivõimalus, muuta mõnda plokki või ühendada uus funktsioon. Iga selline ülesanne võib eraldi olla väike, kuid aasta jooksul võib neid koguneda üsna palju.
Seetõttu ühendab täisväärtuslik veebisaidi hooldus mitu valdkonda: tehniline kontroll, uuendused, varundamine, turvalisus, töö domeeni ja hostinguga, vormide ja linkide kontroll, vigade kõrvaldamine ning olemasoleva veebisaidi väiksemad muudatused. Just seda tegelikku töömahtu tuleb arvesse võtta, kui ettevõte otsustab, kes hakkab veebisaidi eest pärast selle käivitamist vastutama.
Kas veebisaiti saab ise hooldada
Jah, osa veebisaidiga seotud tööst saab teha iseseisvalt. Eriti juhul, kui tegemist on väikese informatiivse veebisaidiga ning sisuhaldussüsteem võimaldab ilma tehniliste teadmisteta muuta teksti, vahetada fotot, lisada uudist, parandada kontaktandmeid või uuendada teenuse kirjeldust.
Siin on aga oluline mitte segi ajada veebisaidi sisu haldamist selle tehnilise hooldusega. Võimalus muuta administratsioonipaneeli kaudu iseseisvalt teksti ei tähenda veel seda, et veebisaidi omanik suudab ise lahendada iga tehnilise probleemi.
Kuni kõik töötab normaalselt, võib erinevus peaaegu märkamatuks jääda. See muutub aga kiiresti nähtavaks, kui pärast uuendust lakkab vorm töötamast, pluginad satuvad omavahel konflikti, veebisait muutub aeglaseks, tekivad andmebaasivead, serveris saab ruum otsa, e-post lakkab korrektselt töötamast või veebisait ei avane enam üldse.
Selliste ülesannete puhul ei piisa enam administratsioonipaneeli kasutamise oskusest. Tuleb mõista, kuidas veebisait on üles ehitatud, millised komponendid on omavahel seotud, kust vea põhjust otsida ning milliseid muudatusi võib teha ilma ülejäänud süsteemi tööd kahjustamata.
Eriti ettevaatlik tuleb olla uuendustega. Nupule „uuenda” vajutamine ei ole keeruline, kuid uuendus ise võib muuta kujundusteema, plugina, mooduli või muu komponendi tööd. Seetõttu on enne suuremaid muudatusi soovitatav omada ajakohast varukoopiat ja teada, kuidas veebisait taastada, kui midagi läheb valesti.
Sama kehtib hostingu, serveri, andmebaasi, koodi ja turvaseadete kohta. Viga nendes valdkondades võib mõjutada juba mitte üksikut teksti või pilti, vaid kogu veebisaidi tööd.
Seetõttu on väikese veebisaidi puhul täiesti mõistlik hallata sisu iseseisvalt: uuendada teavet, fotosid, uudiseid, hindu ja muid materjale. Tehnilist hooldust tasub aga käsitleda eraldi. Kui ülesande lahendamiseks tuleb sekkuda koodi, serverisse, andmebaasi, pluginatesse, süsteemiseadetesse või turvalisusse, on juba vaja vastavaid teadmisi ja kogemust.
Üks palgaline spetsialist: eelised ja piirangud
Palgaline spetsialist võib olla väga mugav lahendus. Ta töötab pidevalt ettevõtte sees, mõistab selle sisemisi protsesse, tunneb töötajaid, veebisaidi struktuuri ja muudatuste ajalugu ning saab tööpäeva jooksul tekkivatele ülesannetele kiiremini reageerida. Talle ei ole vaja iga kord uuesti selgitada, millega ettevõte tegeleb, kes otsuseid teeb ja miks mõnda konkreetset osa on vaja muuta.
Selline spetsialist on eriti kasulik seal, kus veebisait on tihedalt seotud ettevõtte igapäevase tööga. Kui regulaarselt tuleb uuendada teavet, lisada materjale, luua uusi lehti, muuta vorme, ühendada ettevõttesiseseid teenuseid või kiiresti teha väiksemaid täiendusi, muudab ettevõtte sees töötava inimese olemasolu töö tõepoolest lihtsamaks.
Ühe spetsialisti võimalusi piiravad siiski tema enda kvalifikatsioon ja aeg. Kaasaegne veebisait võib samaaegselt nõuda teadmisi arendusest, sisuhaldussüsteemist, serveritest ja hostingust, andmebaasidest, turvalisusest, varundamisest, kasutajaliidestest, otsingumootoritele optimeerimisest ja disainist. Inimest, kes töötab kõigis nendes valdkondades võrdselt professionaalselt, on keeruline leida.
See ei tähenda, et palgaline töötaja teeks oma tööd halvasti. Lihtsalt erinevad ülesanded nõuavad erinevaid kompetentse. Hea arendaja ei pruugi olla tugev süsteemiadministraator või turvaspetsialist ning inimene, kes töötab suurepäraselt WordPressi ja sisuga, ei pea professionaalselt tundma serveritaristut, disaini või SEO-d.
Lisaks tuleb arvestada tavalise organisatsioonilise teguriga. Palgaline spetsialist võib minna puhkusele, haigestuda, olla hõivatud mõne teise ettevõttesisese projektiga või ettevõttest lahkuda. Kui suur osa veebisaidi, ligipääsude, seadete ja tehtud muudatuste infost on koondunud ainult ühe inimese kätte, võib tema ajutine või püsiv puudumine veebisaidi hooldamist oluliselt raskendada.
Seetõttu ei ole põhiküsimus selles, kas ettevõtte spetsialist on hea või halb. Tuleb hinnata, kas üks inimene suudab katta veebisaidi ümber tekkiva tegeliku ülesannete ringi ja kas tal jätkub selleks tööaega. Mõne ettevõtte jaoks on ühest töötajast täiesti piisav, teise puhul kujuneb veebisaidist järk-järgult valdkond, kus on aeg-ajalt vaja mitme erineva suuna spetsialiste.
Isegi suurel ettevõttel ei ole alati kasulik luua oma veebimeeskonda
Suur ettevõte saab tavaliselt endale lubada hea spetsialisti palkamist, talle töökoha võimaldamist ja korraliku palga maksmist. Seetõttu ei seisne küsimus selles, kas ettevõte saab endale lubada oma töötajat või isegi tervet veebimeeskonda. Palju olulisem on mõista, kas see on majanduslikult põhjendatud.
Kui veebisait ei nõua pidevat tööd kogu tööpäeva jooksul, maksab ettevõte sisuliselt täisväärtusliku töökoha eest ülesannete tõttu, mis tekivad ainult aeg-ajalt. Mõnel perioodil võib tööd olla palju, kuid sellele võivad järgneda päevad või nädalad, mil veebisait vajab ainult kontrolli, väikeseid muudatusi ja harvaesinevaid tehnilisi sekkumisi.
Samas ei suuda üks spetsialist alati katta kogu vajalikku kompetentside hulka. Kui ettevõttel on tõepoolest vaja arendust, serverihaldust, turvalisust, tööd CMS-i, andmebaaside, integratsioonide, UX-i, SEO ja disainiga, ei räägi me enam ühest töötajast, vaid mitmest erineva spetsialiseerumisega inimesest.
Sellisel juhul kasvavad kulud märkimisväärselt. Ettevõte maksab lisaks palkadele ka makse, seadmete, tarkvara, litsentside ja töökohtade eest, samuti töötajate juhtimise, koolituse ning puhkuse, haiguse või töölt lahkumise ajaks asendamise korraldamise eest.
Lisaks peab oma meeskond olema pidevalt tööga koormatud, vastasel juhul maksab ettevõte osa selle maksumusest sõltumata sellest, kas konkreetsel hetkel on tehnilisi ülesandeid või mitte. Mida kitsam on just veebisaidiga seotud ülesannete ring, seda selgemalt see erinevus nähtavale tuleb.
Seetõttu ei tähenda ettevõtte suurus iseenesest veel seda, et oma veebimeeskond oleks kõige kasulikum lahendus. Majanduslik mõte tekib siis, kui pidevate ülesannete maht on tõepoolest piisav mitme spetsialisti regulaarseks töökoormuseks. Kui aga märkimisväärne osa tööst tekib ainult aeg-ajalt, võib täisväärtusliku sisemise meeskonna ülalpidamine osutuda kallimaks kui veebisaidi hoolduse tellimine väliselt ettevõttelt.
Miks võib ettevõtte kaudu hooldamine olla majanduslikult soodsam
Veebisaidi hooldusega tegelev väline ettevõte töötab teistsugusel põhimõttel. Kliendil ei ole vaja leida ühte inimest, kes peaks kõigest aru saama. Ülesanded jaotatakse spetsialistide vahel vastavalt nende keerukusele ja iseloomule.
Väikese muudatuse veebisaidil võib teha üks töötaja. Kui tekib probleem serveri või hostinguga, kaasatakse spetsialist, kes tegeleb just infrastruktuuriga. Programmeerimisvea kõrvaldab arendaja. Turvaküsimustega tegeleb vastava kompetentsiga inimene. Kui on vaja muuta kasutajaliidest, ühendada uus funktsioon või lahendada integratsiooniga seotud probleem, antakse ülesanne sellele, kes sobib selle lahendamiseks kõige paremini.
Kliendi jaoks tähendab see, et ta ei saa ligipääsu ainult ühe spetsialisti teadmistele, vaid terve meeskonna võimalustele, ilma et peaks seda meeskonda ise palgal hoidma.
Just selles seisneb üks välise hoolduse peamisi majanduslikke eeliseid. Ettevõte ei maksa mitme töötaja pideva kohaloleku eest, vaid selle töö- ja hooldusmahu eest, mida tema veebisait tegelikult vajab.
Välisel teenusepakkujal tekib samal ajal mastaabisääst. Üks professionaalne meeskond teenindab korraga mitut projekti, mistõttu jaguneb spetsialistide maksumus erinevate klientide vahel. Iga üksik ettevõte ei pea ise maksma arendaja, süsteemiadministraatori, turvaspetsialisti, disaineri ja teiste töötajate täispikka tööpäeva, kui nende abi on vaja ainult aeg-ajalt.
Just seetõttu võib väline hooldus paljudel juhtudel olla majanduslikult ratsionaalsem kui oma tehnilise meeskonna pidamine. Klient saab vajalikud kompetentsid täpselt siis, kui neid tõepoolest vaja on, ega kanna pidevaid kulusid spetsialistide eest, kes võivad olla hõivatud ainult osa tööajast.
Üks spetsialist ja ettevõte ei ole sama asi
Veebisaidi andmine vabakutselisele ja selle hoolduse üleandmine ettevõttele ei ole sama asi. Isegi kui mõlemal juhul teevad tööd ettevõttevälised spetsialistid, erineb hooldusmudel ise.
Vabakutseline võib olla väga tugev arendaja, tunda konkreetset projekti hästi ja hooldada seda aastaid kvaliteetselt. Paljude veebisaitide jaoks on selline formaat täiesti piisav. Ettevõte jääb aga endiselt sõltuvaks ühest inimesest.
Kui see spetsialist haigestub, läheb puhkusele, on hõivatud mõne teise projektiga, muutub ajutiselt kättesaamatuks või lõpetab üldse töötamise, tekib viivituste oht. Kui küsimus puudutab ainult väikest parandust, ei pruugi see olla oluline. Kui aga veebisait, tellimisvorm, integratsioon või e-post lakkab töötamast või tekib turvaprobleem, muutub sõltuvus ühe inimese kättesaadavusest juba reaalseks äririskiks.
Ettevõtte kaudu hooldamisel on teistsugune loogika. Projekt ei tohiks olla seotud ainult ühe spetsialistiga. Tehtud muudatused, tehnilised eripärad, tööde ajalugu ja vajalikud ligipääsud peavad olema korraldatud nii, et vajaduse korral saaks ülesandega jätkata teine töötaja.
See võimaldab mitte alustada iga kord kõike nullist ega selgitada uuele inimesele algusest peale, kuidas veebisait on üles ehitatud, milliseid otsuseid on juba tehtud ja mida on varem muudetud.
Lisaks saab erinevad ülesanded anda vastava profiiliga spetsialistidele. Kui probleem on seotud serveriga, lahendab selle üks inimene. Kui vaja on programmeerimisalast täiendust, tegeleb sellega teine spetsialist. Kui tekib turvaküsimus, kaasatakse spetsialist, kes töötab just selles valdkonnas.
Kliendi jaoks on see põhimõtteline erinevus. Ta ei pöördu konkreetse programmeerija poole, kelle graafikust ja kättesaadavusest sõltub kogu projekt, vaid ettevõtte poole, kes vastutab hoolduse korraldamise eest.
Seetõttu ei tasu vabakutselise ja ettevõtte võrdlemisel vaadata ainult töötunni hinda. Ühel juhul sõltub ettevõte suurel määral ühest spetsialistist. Teisel juhul saab ülesandeid meeskonna sees üle anda ja säilitada projekti teenindamise järjepidevuse.
See tähendab, et klient ei maksa ainult konkreetse ülesande täitmise eest, vaid ka võimaluse eest jätkata veebisaidi hooldust sõltumata sellest, kas üks konkreetne spetsialist on parajasti kättesaadav.
Millal on oma spetsialist tõepoolest kasulikum
Väline hooldus ei sobi kõigile ettevõtetele. On olukordi, kus oma spetsialist või sisemine veebimeeskond muutub tõepoolest ratsionaalsemaks lahenduseks.
Kui ettevõte arendab iga päev oma digitaalset platvormi, toob pidevalt välja uusi funktsioone, muudab olemasolevaid protsesse ning töötab sisemiste süsteemide, API-de, andmebaaside ja keerukate integratsioonidega, võib tehniliste ülesannete maht olla nii suur, et üksikud spetsialistid on nendega sisuliselt täis tööpäeva hõivatud.
Sellises olukorras on oma meeskonna pidamine juba majanduslikult põhjendatud. Töötajad on pidevalt projekti sees, tunnevad süvitsi selle arhitektuuri, osalevad uute funktsioonide planeerimises ja saavad iga päev töötada süsteemi arendamise kallal koos ettevõtte teiste osakondadega.
Sama kehtib ettevõtete kohta, kelle jaoks veebisait või digitaalne platvorm ise on üks peamisi töövahendeid. Pidevalt arendatav e-pood, suur veebiteenus, veebipõhine kauplemisplatvorm, broneerimissüsteem või ettevõtte enda sisemine platvorm võivad nõuda nii palju igapäevaseid muudatusi, et iga ülesande välisele teenusepakkujale edastamine muutub vähem mugavaks.
Peamine kriteerium on siin pidev töökoormus. Kui arendajale, administraatorile või tervele meeskonnale on tõepoolest olemas täisväärtuslik töömaht igaks tööpäevaks, ei saa oma töötajate kulusid enam käsitleda kasutamata ressursi eest maksmisena. Ettevõte kasutab nende tööaega pidevalt.
Projekti edasise kasvu käigus võivad tekkida eraldi spetsialistid arenduse, infrastruktuuri, turvalisuse, kasutajaliideste ja muude valdkondade jaoks. Sel juhul kujuneb välja täisväärtuslik sisemine tehniline meeskond, sest töömaht juba õigustab selle olemasolu.
Seetõttu ei saa väita, et väline hooldus on alati kasulikum. Majanduslik loogika muutub koos ülesannete mahuga. Kuni tehnilised tööd tekivad ainult aeg-ajalt, võib oma meeskonna pidamine olla liigne. Kui aga arendus ja hooldus muutuvad pidevaks igapäevaseks protsessiks, võivad oma spetsialistid osutuda mugavamaks ja majanduslikult põhjendatumaks lahenduseks.
Määravaks teguriks ei ole ettevõtte suurus ega isegi veebisaidi keerukus iseenesest, vaid pideva töö maht, millega on võimalik oma spetsialiste tegelikult koormata.
Oma töötajaid ja välist hooldust saab kombineerida
Valik ei pea piirduma kahe variandiga: kas pidada täielikult oma veebimeeskonda või anda veebisait täielikult välisele ettevõttele. Keskmise ja suure ettevõtte puhul on sageli ratsionaalsem jagada vastutus ettevõttesiseste töötajate ja mitme välise teenusepakkuja vahel.
Ettevõttesisene töötaja võib tegeleda sellega, mis tõepoolest nõuab pidevat kohalolekut ettevõtte sees: hallata veebisaidi sisu, töötada turundusega, saada ülesandeid juhtidelt ja teistelt osakondadelt, määrata prioriteete, kooskõlastada muudatusi ning koordineerida teenusepakkujate tööd.
Tehnilised ülesanded saab samal ajal jagada väliste ettevõtete vahel vastavalt nende spetsialiseerumisele. Üks ettevõte võib vastutada veebisaidi ja selle tehnilise hoolduse eest, teine mobiilirakenduse või eraldi digitaalse süsteemi eest ning ettevõttesisene töötaja jääb ühenduslüliks ettevõtte ja kõigi teenusepakkujate vahel.
Just selliselt korraldati töö ühes Itaalia bussiettevõttes. Projekti digitaalse arhitektuuri kavandamisel hindasime eraldi, millised ülesanded on kasulikum jätta ettevõtte sisse ja millised anda välistele spetsialistidele. Selle tulemusena vastutab palgaline sisemine töötaja nende ülesannete eest, mis nõuavad ettevõtte enda pidevat osalemist, veebisaiti hooldame meie ning rakenduse hooldusega tegeleb teine teenusepakkuja.
Selline tööjaotus ei tekkinud juhuslikult. Eesmärk ei olnud anda kogu projekt ühele ettevõttele ega vastupidi luua oma tehnilist osakonda. Vaatasime iga valdkonda eraldi ja hindasime, kellele on selle üleandmine majanduslikult ja organisatsiooniliselt kõige otstarbekam.
Selle tulemusena säilitab ettevõte projekti üle sisemise kontrolli, kuid ei maksa samal ajal nende spetsialistide ülalpidamise eest, kellele ei ole võimalik tagada pidevat töökoormust. Iga osapool tegeleb oma valdkonnaga ning tellija saab vajaliku kompetentsi just seal, kus seda vaja on.
Seetõttu võib kombineeritud mudel hõlmata mitte ainult oma töötajaid ja ühte välist ettevõtet. Keerulise projekti puhul võib olla mõistlikum jagada süsteemi erinevad osad sisemise meeskonna ja mitme spetsialiseerunud teenusepakkuja vahel, kui just selline arhitektuur osutub ettevõtte jaoks majanduslikult otstarbekamaks.
Kulusid ei tule võrrelda ainult ühe programmeerija palgaga
Oma spetsialisti ja välise hoolduse võrdlemisel on lihtne teha üks levinud viga: võtta veebisaidi igakuise hoolduse hind ja panna selle kõrvale ainult ühe programmeerija palk. Selline võrdlus ei näita ettevõtte tegelikke kulusid.
Palgaline töötaja maksab ettevõttele rohkem kui summa, mille ta ise kätte saab. Palgale lisanduvad maksud ja muud tööandja kohustuslikud kulud, töökoht, arvuti ja muu vajalik varustus, tarkvara ning litsentsid. Lisaks tuleb töötajat juhtida: anda talle ülesandeid, kontrollida nende täitmist, planeerida töökoormust ning kasutada selleks juhi või muu vastutava töötaja aega.
Arvestada tuleb ka perioodidega, mil spetsialist puudub. Puhkus, haigus või töölt lahkumine ei kaota tehnilisi ülesandeid. Kui veebisaidil on ettevõtte töös oluline roll, peab ettevõte juba ette teadma, kes teeb selle töö ära spetsialisti puudumise ajal ja kui palju selline asendamine maksab.
Veel üks oluline kulu tekib siis, kui ühe spetsialisti kompetentsidest ei piisa. Näiteks võib palgaline arendaja suurepäraselt koodiga töötada, kuid üksikute ülesannete jaoks on ikkagi vaja süsteemiadministraatorit, disainerit, turvaspetsialisti, SEO-spetsialisti või mõnda muud valdkonna asjatundjat. Sellisel juhul lisanduvad püsiva töötaja maksumusele kulud väliste teenusepakkujate eest või vajadus palgata täiendavaid inimesi.
Seetõttu tuleb arvestada sisemise lahenduse täielikku maksumust: töötasu, maksud, töökoht, seadmed, programmid ja litsentsid, juhtimine, töötaja asendamine ning täiendavate kompetentside kaasamine.
Kuid ka pärast seda ei ole võrdlus veel lõppenud. Saadud summat tuleb võrrelda veebisaidiga seotud tegeliku töömahuga. Kui spetsialist tegeleb selle projektiga tõepoolest kogu tööpäeva, võib oma töötaja olla majanduslikult põhjendatud. Kui tehnilised ülesanded võtavad aga vaid mõne tunni nädalas või tekivad ebaühtlaselt, maksab ettevõte oluliselt suurema ressursi eest, kui ta tegelikult kasutab.
Sama kehtib ka välise hoolduse kohta. Võrrelda ei tule abstraktset lepinguhinda, vaid seda, millised tööd hoolduse sisse kuuluvad, milliseid spetsialiste saab vajaduse korral kaasata ja millise töömahu ettevõte selle raha eest tegelikult saab.
Õige võrdlus ei ole „hoolduse hind versus programmeerija palk”, vaid sisemise tehnilise funktsiooni täielik maksumus võrrelduna veebisaidi jaoks tegelikult vajalike tööde mahu ja maksumusega.
Kes vastutab veebisaidi eest pärast selle käivitamist
Veebisaidi hoolduse küsimus tasub lahendada juba enne arenduse algust. Juba projekteerimise etapis on soovitatav mõista, kes hakkab selle eest pärast käivitamist vastutama: ettevõtte omanik ise, ettevõtte töötaja, arendaja või eraldi tehnilise hooldusega tegelev ettevõte.
See mõjutab ka projekti enda arhitektuuri. Kui klient plaanib tekste, fotosid, teenuseid ja muid materjale ise muuta, peab veebisait olema üles ehitatud nii, et neid toiminguid saaks teha arusaadava sisuhaldussüsteemi kaudu ilma pidevalt arendaja poole pöördumata. Kui aga kavandatakse regulaarset tehnilist arendust, integratsioone või keerukamaid funktsioone, tuleb juba ette kindlaks määrata, kes nende ülesannetega tegeleb ja kellel on vajalikud ligipääsud.
Oluline on ka vastutuse jaotamine. Üks inimene võib vastutada veebisaidi sisu eest, teine tehnilise seisundi ning kolmas turunduse või arendamise eest. Kõiki ülesandeid ei pea andma ühele täitjale, kuid peab olema selge, kes vastutab iga valdkonna eest ja kelle poole probleemi tekkimisel pöörduda.
Eriti oluline on juba ette määrata, kes kontrollib domeeni, hostingut, SSL-sertifikaati, varukoopiaid, uuendusi ja ligipääse. Need küsimused jäävad sageli märkamatuks seni, kuni kõik töötab normaalselt. Kui aga domeeni registreering aegub, tekib serveriprobleem või veebisait tuleb kiiresti taastada, muutub vastutava inimese puudumine kohe ettevõtte probleemiks.
Veebisaidi loomine, käivitamine ja seejärel lihtsalt hoolduseta jätmine on halb lahendus sõltumata sellest, kui kvaliteetselt see algselt tehti. Tehnoloogiad muutuvad, tarkvarakomponente uuendatakse, välised teenused muudavad oma nõudeid ning ettevõte ise seab aja jooksul veebisaidile uusi ülesandeid.
Seetõttu ei tähenda veebisaidi käivitamine sellega seotud töö lõppu. Juba enne arenduse alustamist tasub kindlaks määrata, kes vastutab selle sisu, tehnilise seisundi ja edasise arendamise eest.
Milline variant valida
Universaalset lahendust siin ei ole. Väikeettevõttel ei ole tavaliselt majanduslikku mõtet pidada palgal oma tehnilist spetsialisti ainult veebisaidi pärast, kui enamik ülesandeid tekib vaid aeg-ajalt. Sellisel juhul on mõistlikum hallata sisu ise ning anda tehnilised tööd välisele spetsialistile või hooldusettevõttele.
Keskmise suurusega ettevõtte jaoks osutub sageli majanduslikult soodsamaks väline hooldus või kombineeritud mudel. Osa ülesandeid jääb ettevõtte sisse — näiteks sisu, turundus, ülesannete püstitamine ja veebisaidi arengu kontroll —, tehniline töö aga antakse spetsialistidele, keda ei ole vaja pidevalt oma palgal hoida.
Suur ettevõte võib täiesti vabalt luua oma veebimeeskonna, kuid ainuüksi rahaliste võimaluste olemasolu ei muuda seda lahendust veel majanduslikult õigeks. Sisemine meeskond on tõepoolest põhjendatud siis, kui arendus, hooldus, integratsioonid ja muud tehnilised ülesanded loovad pideva töömahu ning suudavad spetsialiste regulaarselt koormata.
Kui veebisait vajab tehnilist sekkumist ainult aeg-ajalt, võib isegi suure ettevõtte jaoks olla majanduslikult soodsam kasutada välist hooldust või jagada ülesanded oma töötajate ja spetsialiseerunud teenusepakkujate vahel.
Seetõttu ei tule võrrelda ettevõtte suurust ega töötajate arvu. Vaadata tuleb veebisaiti ennast, selle rolli ettevõttes, tehnilise osa keerukust, muudatuste sagedust ja tegelikku töömahtu.
Ettevõtte suurus iseenesest ei määra õiget lahendust. Selle määrab pidevate tehniliste ülesannete tegelik maht.
